Specjalista / Specjalistka ds. Administracji i Wsparcia Zarządu

Opis stanowiska:

Do naszego biura w Warszawie szukamy osoby, która…
…zadba o sprawne funkcjonowanie biura i wesprze Zarząd w codziennej pracy. Kogoś, kto dopilnuje prawidłowego obiegu faktur i dokumentów, terminowości płatności oraz bieżącej obsługi administracyjnej firmy.
Szukamy osoby z doświadczeniem w pracy administracyjnej, recepcyjnej, która dobrze odnajduje się w tematach faktur, przelewów i obiegu dokumentów. Nasze systemy i procedury przedstawimy w trakcie wdrożenia.
Cenisz porządek i terminowość? Potrafisz sprawnie przechodzić między różnymi zadaniami i ustalać priorytety? To bardzo dobry start.

Jeśli dodatkowo wiesz, że:

• Rzetelnie prowadzona dokumentacja oszczędza czas całej firmie,

• Dobra organizacja biura to wsparcie dla każdego zespołu,

• A sprawy załatwione na czas nie wracają jako problemy,

to bardzo możliwe, że szukamy właśnie Ciebie.

Twoim zadaniem będzie:

• Profesjonalne przyjmowanie i obsługa gości, klientów i pracowników firmy na recepcji

• Procesowanie faktur zakupowych i kosztowych oraz monitorowanie terminów płatności

• Wyjaśnianie z księgowością i kontrahentami korekt, rozliczeń i rozbieżności

• Wystawianie faktur i nadawanie uprawnień w KSeF

• Przygotowywanie dyspozycji przelewów i rozliczanie płatności kartą służbową

• Koordynacja obiegu, podpisów i archiwizacji dokumentów

• Weryfikacja nowych kontrahentów (KYC)

• Obsługa firmowych skrzynek mailowych oraz korespondencji i przesyłek

• Bieżące wsparcie Zarządu: podróże służbowe, spotkania, rezerwacje

• Administrowanie folderem procedur oraz obsługa podpisu i pieczęci kwalifikowanej

• Zapewnienie sprawnego funkcjonowania biura

Szukamy osoby, która:

• Ma doświadczenie na stanowisku administracyjnym, asystenckim lub w obsłudze dokumentów finansowych (faktury, przelewy, obieg dokumentów)

• Zna podstawy dokumentacji księgowej (faktury, korekty, proformy)

• Zna KSeF lub jest gotowa szybko się go nauczyć

• Sprawnie porusza się w pakiecie MS Office / Microsoft 365, w tym w Excelu i OneDrive

• Komunikuje się po angielsku na poziomie pozwalającym na swobodną komunikację

• Jest dokładna, dobrze organizuje swoją pracę i pilnuje terminów, także wtedy, gdy spraw jest kilka naraz

• Jest samodzielna, ma wysoką kulturę osobistą i potrafi zachować dyskrecję w sprawach Zarządu i firmy

• Lubi kontakt z ludźmi i chętnie udziela wsparcia, zachowując przy tym rzetelność w weryfikacji dokumentów

Co oferujemy:

• Umowę o pracę

• Pracę w 8/16 – 9/17 w Biurze, ul. Taśmowa 7

• Realny wpływ na tworzenie procesów i standardów w firmie

• Kulturę organizacyjną opartą na odwadze, szacunku i otwartości

• Pracę wśród ludzi, którzy naprawdę pasjonują się energetyką i OZE

• Opieka medyczna Medicover

• Karta na zajęcia sportowe

• Ubezpieczenie na życie (też dla rodziny)

• Dodatkowy dzień wolny z okazji urodzin

Brzmi jak Ty? Aplikuj, czekamy na Ciebie!